O ideal é registrar no banco de registros, a data da forma habitual: 12/5/2000. Evite zero antes de dia ou mês, ou seja, não registre 12/05/2000. Quando for analisar meses de ocorrência de uma determinada espécie, por exemplo, esse zero desnecessário irá atrapalhar. Também use o ano sempre de forma completa e não abreviado: 99, por exemplo. Como estamos tratando de registros, poderá ter registros de diferentes séculos e aí haverá problema: 1899 ficará igual a 1999.

Note que no excel, pode-se determinar como o dado entra na casela: vá em Formatar, Células e em seguida Data. Opte pelo formato indicado acima. Mas atenção: fazendo essa opção deverá sempre entrar com datas completas. Se tiver apenas o mês e ano de um registro, sem o dia, e entrar apenas com essa informação, automaticamente o Excel atribuirá o dia "1". Para evitar isso registre o dia com "0". Da mesma forma, se tiver apenas o mês, o que é uma falha de informação, naturalmente, mesmo assim poderá aproveitar esse dado (poderá ser interessante numa análise de sazonalidade). Registre assim: 0/12/0000.

Registros obtidos de literatura estrangeira em formato digital, ou planilhas com registros referentes a espécimes em museus, hoje já bastante frequentes na internet, poderão vir com o sistema americano de registro de data: mês, dia, ano. Neste caso precisa transformar essas datas em nosso formato: dia, mês, ano, antes de incluir esses registros no banco de dados. Um processo para fazer isto é o seguinte:

1. Copie a coluna com as datas que precisa acertar.

2. Leve essa coluna ao word. Marque-a e dê os comandos: Tabela, Converter, Tabela em Texto. Em seguida marque novamente todas as datas. Dê os comandos: Tabela, Converter, Texto em Tabela. Na janela que se abre em "Número de colunas" opte por 3 colunas e em "Separar texto em" coloque "/". Dê ok e terá três colunas, com mês, dia e ano.

3. Copie essas colunas para o excel. Na quarta coluna do excel (Coluna D), primeira casela, insira o seguinte código:

=CONCATENAR(B1;"/";A1;"/";C1)

A data será recomposta, no formato dia/mês/ano. Copie a D1 para as demais abaixo, para acertar todas as datas da coluna.

Copie essa coluna e cole em outra, para perder o código, mas neste caso use os comandos: Editar, Colar Especial e, na janela que se abre em "Colar", opte por Valores. Os valores são colados sem o código. Leve essa coluna ao local da coluna original na planilha de registros.

Analisando sazonalidade

Coloque a coluna de datas de ocorrência da espécie que quer analisar na primeira coluna de uma planilha do excel. Marque-a. Dê os comandos: Dados, Texto Para Colunas. Na janela que se abre, em Tipo de dados originais, opte por Delimitado. Dê Avançar. Em Delimitadores, opte por Outros e assinale "/". Dê Avançar. Em Destino, opte pela casela B1 (clique no ícone e, ao se abrir nova janela, clique sobre a casela B1 e em seguida feche essa nova janela). Dê Concluir. Terá três novas colunas, com dias, meses e anos. Pode então trabalhar esses dados separadamente. Ordenando as colunas de meses e dias como segunda opção, já tem uma visualização fácil dos meses de ocorrência da espécie na localidade e também já pode resgatar as datas limites de sua permanência na área. Marcando a coluna de meses e fazendo o procedimento para eliminação de duplicidades e contagem do número de cada variável (meses) ensinado na Lição X poderá ver o número de registros em cada mês.

Preparando uma lista com os primeiros registros de cada espécie na localidade

Uma boa forma de apresentar uma lista de aves de uma localidade para consulta geral, é apresentar os primeiros registros de cada espécie, com os respectivos autores desses registros.

Vá no banco de registros, escolha uma localidade, copie todos os registros em um arquivo excel. Delete todas as colunas com exceção de Espécie, Data, Referência e Coletor. Ordene segundo duas variáveis (em ordem "crescente"): "Espécie" e "Data". Abra um arquivo do access e crie uma tabela para eliminar duplicidades. Terá quatro colunas, as mesmas citadas mais acima. Coloque a chave primária no campo de "Espécie". Copie as colunas do excel e cole no access. O programa iniciará o processo de eliminação de duplicidades (veja na Lição). Terá ao final uma relação de espécies da localidade, sem duplicidades e com a primeira data de seu registro (o programa ao eliminar as duplicidades, escolhe a primeira palavra duplicada da lista, que neste caso será a de data mais antiga, já que isto foi ordenado no excel).

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